· 档案手工管理，工作流程繁琐低效、整理时间冗长。
· 档案存放次序较易被打乱。由于人工操作的随意性和一些不可避免的错误，档案存放的次序难免被打乱，造成档案存放无序，查找困难。
· 档案核查、查阅耗时长。随着档案规模与种类数量越来越庞大，要查找、核查清理某一档案时，需要将所有的档案筛选一遍。
· 档案信息化程度低。传统的管理无法实现档案管理的信息化；手工记录方式很难对档案利用情况进行及时准确的统计。
· 档案盘点效率低。由于档案数量众多，要对所有档案进行盘点，其工作量难以想象，那将是一项十分庞大的工程。
鉴于目前档案管理存在的种种现状，档案管理的技术升级与改造迫在眉睫。
基于超高频RFID技术的智能档案管理系统将彻底改变这一现状。通过采用先进的超高频RFID自动识别技术和计算机软件技术，以超高频RFID电子标签作为信息存储媒介并粘贴在档案袋上，在超高频RFID芯片中存储该档案的基本信息和领用归还记录，利用超高频RFID读写器，与后台数据库管理系统相配合，可以实现档案的借阅、归还、查找、盘点工作过程的信息化管理。
系统的总体结构如下图所示：
智能档案管理系统是以RFID设备为核心进行构建的，其中尤其以超高频RFID智能档案架最为关键。
智能档案架作为RFID智能档案管理系统的核心设备，实现对档案架上档案的实时监控，具有分层、分面、分节的读取、定位功能，便于档案实时监控与查阅盘点等需要。智能档案架内置超高频RFID读写器，用于对架上档案的标签识别。
铨顺宏M6四通道读写器搭载天线分支器可实现单台设备控制32路天线的实时工作，最大限度的实现对每一个单品级档案的实时管理。
档案柜采用分体式设计，将超高频RFID天线固定在档案柜内，只通过射频线与超高频RFID读写器连接，采用插拨式方式相连接，这种方式即做到连接安全可靠，又做到安装方便快捷，能够很方便地将档案柜从档案架上拆卸或安装上。
系统核心功能：
· 集成超高频RFID读写器：实现架上档案实时盘点扫描，达到架上所有档案的在线监控定位。
· 门禁红外线安全检测装置：当档案管理人员进入密集架内提取档案资料，此系统能自动检测管理人员的进与出，以保护档案管理人员的安全。
· 档案资料无序存放有序管理系统，利用超高频RFID技术存取，检索档案，能自动查询到档案的所在位置并可打开相对应架体，档案数据录入完成后，自动生成标签信息，在上架过程中，可把多本资料同时放置，通过架上超高频RFID读写器扫描，能把数据新存放位置传输给服务器数据库，无需手动操作更改存放位置。
